Office ManagerIn (Teilzeit) (m/w/d)

Berlin, Germany


Über DeepSpin

DeepSpin ist ein HealthTech-Startup mit der Mission, die lebensrettende medizinische Bildgebung der Magnetresonanztomographie universell zugänglich zu machen. 9 von 10 Menschen weltweit haben hierzu aktuell keinen Zugang. Wir ändern dies - durch unsere bahnbrechende Technologie und unterstützt durch global führende Investoren sowie ein Weltklasse-Team. Diese Stelle bietet eine fantastische Gelegenheit gemeinsam mit unserem Team, die Ungleichheiten der weltweiten Gesundheitsversorgung zu eliminieren und MRT nicht mehr zu einem exklusiven Diagnosetool für wohlhabende Länder, sondern universell zugänglich zu machen.

Über die Rolle

Als Office ManagerIn unterstützt du unser Team bei einer Vielzahl von Aufgaben der Bereiche Administration, Personalmanagement, Eventkoordination und vorbereitender Buchhaltung. Deine Aufgaben umfassen dabei unter anderem:

  • Du bist erster Ansprechpartner für externe Besucher, Lieferanten und unsere Mitarbeiter für Fragen rund ums Office
  • Du behältst den Überblick über sämtliche Belange des Bürobetriebs: Instandhaltung, Postversand, Verbrauchsmaterial, Bürobedarf, Ausstattung, Botengänge sowie Ad-hoc Projekte
  • Du pflegst nachhaltig Geschäftsbeziehungen zu Lieferanten, Vermietern, Banken, Versicherungen etc.
  • Du übernimmst das „Feel good Management“ im DeepSpin Büro und bist in dieser Tätigkeit verantwortlich für die Organisation von Team-Events, Geburtstags- und Jubiläumsgeschenken, Büroeinrichtung
  • Du unterstützt bei der Mitarbeitersuche, Gehaltsabrechnungen, Vertragsabschlüssen für neue Mitarbeiter sowie beim Onboarding von neuen Mitarbeitern
  • Du erfasst sorgfältig alle Geschäftsvorfälle zur Erleichterung von Monatsabschlüssen und öffentlichen Förderprojekten und führst interne Verrechnungskonten (Projektkonten) für verschiedene Entwicklungsprojekte
  • Du unterstützt bei der Abstimmung mit externen Stakeholdern wie Behörden, Fördermittelgebern und Projektpartnern sowie bei der Kostenverfolgung für öffentliche Förderprojekte
  • Du bist verantwortlich für das Sammeln von Eingangsrechnungen sowie die Vorbereitung und Verfolgung von Zahlungen
  • Du unterstütz bei der Prüfung von Spesen, Gehaltsabrechnungen, etc.

Idealerweise hast du

  • Mindestens 2 Jahre Erfahrung als Office ManagerIn, Executive Assistent oder ähnliches
  • Fließende Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse
  • Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Liebe zum Detail
  • Nachweisliches Zeitmanagement sowie Fähigkeit zum selbstständigen und sorgfältigen Arbeiten
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Vertrautheit mit DATEV ist ein Plus)

Was wir dir bieten

  • Startup-Atmosphäre – Bei uns hast du die Möglichkeit, in einem jungen Unternehmen wirklich etwas zu bewegen und mit uns zusammen zu wachsen.
  • Personalentwicklung – Für uns hat stetige Weiterentwicklung einen hohen Stellenwert. Daher bieten wir unseren Mitarbeitern reichlich Entwicklungs- und Wachstumsmöglichkeiten.
  • Flache Hierarchien – Offene Kommunikation sowie flache Hierarchien zeichnen unsere Unternehmenskultur aus.
  • Faire Vergütung & Flexibilität – Wir bieten dir ein kompetitives Gehalt und die Vergütung von etwaigen Überstunden sowie die Möglichkeit zu flexiblen Arbeitszeiten.
  • People-First Kultur - Wir arbeiten in einem großartigen Penthouse-Büro im Zentrum von Berlin und legen viel Wert auf familiäres Miteinander. Dazu zählen ein von der Firma gesponsertes Mittagessen jeden Tag, regelmäßige Team Events sowie After-Work Drinks jeden Donnerstag!

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